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要求提供的货物、招标过程和合同条件在招标文件中均有说明。招标文件除本项目的招标公告外，还包括：
第一部分 招标邀请
第二部分 投标人须知
第三部分 合同条款
第四部分 投标文件格式
第五部分 用户需求书
投标人应认真阅读招标文件中所有的事项、格式、条款和技术规格等。投标人没有按照招标文件要求提交全部资料，或者投标没有对招标文件在各方面都作出实质性响应是投标人的风险，并可能导致其投标被拒绝。
任何要求对招标文件进行澄清的潜在投标人，均应以书面形式通知中山大学南方学院招标工作小组。中山大学南方学院招标工作小组对在投标截止日期前5天收到的对招标文件的澄清要求，在投标截止日期前3天将以书面形式予以答复。
中山大学南方学院招标工作小组同时将书面答复发给每个购买招标文件的潜在投标人（答复中不包括问题的来源）；如有需要，中山大学南方学院招标工作小组可专门组织招标文件答疑会议。
在投标截止期前，无论出于何种原因，中山大学南方学院招标工作小组可主动或在解答投标人提出的需澄清问题时对招标文件进行修改。
招标文件的修改是招标文件的组成部分，并将以书面形式通知所有已购买招标文件的潜在投标人，而且此修改书对所有这些投标人均有约束力。投标人在收到招标文件的修改书应书面通知中山大学南方学院招标工作小组。
为使投标人准备投标时有充分时间对招标文件的修改部分进行研究，中山大学南方学院招标工作小组可酌情延长投标截止日期。
招标方发出的招标文件采用中文
招标文件中使用的计量单位采用公制系统(特别说明的除外)。
招标文件中使用的日期、时间均为北京时区的日期、时间。
投标人提交的投标文件以及投标人与中山大学南方学院招标工作小组就有关投标的所有往来函电均应使用中文。投标人提供的支持文件、技术资料和已印刷的文献可以用另一种语言，但相应内容应附有中文翻译本，在解释投标文件时以中文翻译本为准。
投标文件中及所有投标人与中山大学南方学院招标工作小组往来文件中的计量单位应采用公制系统(招标文件中有特别说明的除外)。
投标文件中及所有投标人与中山大学南方学院招标工作小组往来文件中使用的日期、时间采用北京时区的日期、时间。
投标人编写的投标文件应包括下列部分，商务部分、技术部分和投标明细报价表：如投标人代表不是法定代表人，商务部分须有《法定代表人授权书》（规定格式见附件6D）。
商务部分
内容为按招标文件第四部分格式所作出的对应的书面应答文件。
对招标文件第三部分的合同或协议条款必须作出正面承诺。
技术部分
对招标文件第五部分用户需求书的书面应答，包括但不限于技术描述、技术规范、技术参数、技术文件、图纸、安装介绍、工期安排和售后服务等；
证明货物和服务与招标文件的要求相一致的文件，它可以是文字资料、图纸和数据，包括：
货物主要技术指标和性能的详细说明；
招标文件第五部分“用户需求书”中规定的备品备件清单，包括货源、现行价格及详细说明。
逐条对招标文件第五部分用户需求书进行评议，说明所提供货物和服务已对采购人的技术规格做出了实质性的响应，或说明与技术规格条文的偏差和例外。
货物经权威测试机构检测的性能报告，获得的国优、部优荣誉证书及相关质量证书（复印件）等。
货物和服务的使用用户一览表
货物选型样本、样品及有关技术资料和说明。
具有的其他优势的说明
电子文件，投标人必须随投标文件同时提交一套电子文件（移动存储盘、光盘，无病毒），电子文件必须装于独立的信封，信封上注明“电子文件”并按规定格式和要求标注。其中所有文件不做压缩处理、不留密码，所有文件须用WORD和/或EXCEL 格式处理，并经测试确定可以打开。
投标人应完整填写招标文件所规定的投标文件正本一份，副本五份。
投标人应在适当的投标明细报价表上标明本合同拟提供的货物的单价（如适用）、每个单项的小计、整个投标的总价以及合同项下的货物以及服务的来源地。
投标人从中华人民共和国境内提供的货物和服务应报货交招标方指定地点/仓库（包括安装至指定位置）含税人民币价，从中华人民共和国境外的提供货物和服务须报CIF广州港(不包括进口关税)。投标人必须按招标文件中“用户需求书”规定的报价方案报价，否则视为非响应性投标。
投标人应按招标文件第五部分用户需求书中所列采购项目各序号逐项报出一个不变的价格方案(招标文件有特别说明的除外)。报价中应已包括货物应纳全部规定税项和与货物或服务有关的运输、保险、安装、调试、培训等费用(从中华人民共和国境外提供的货物和服务的，不包括进口关税)。税金、运输、保险、安装、调试、培训等不单独列项报价。
投标人所报的投标价在合同执行期间是固定不变的，不得以任何理由予以变更。以可调整的价格提交的投标文件将作为非响应性投标而予以拒绝。
投标人从中华人民共和国境内提供的货物和服务须用人民币报价；
投标人从中华人民共和国境外提供的货物和服务须用美元报价（CIF广州港，不含进口关税，)。
投标人应按规定提交证明其有资格参加投标和中标后有能力履行合同的文件，并作为其投标文件的一部分。
投标人提交的在中标后有资格履行合同的证明文件应使招标方满意：
投标人已具备履行合同所需的财务、技术、生产和供货能力，包括为了履行服务进行人员配置的能力；
营业执照和国家、省、市管理部门签发的销售许可证。
投标人须提供所具有的公司资质文件的复印件(复印件加盖公章)。
投标人须提供投标产品的产品彩页和相关证明文件。
投标人在中标后须向招标方提供由供货厂商出具的供货确认函和售后服务承诺函。
乙方递交投标文件时，需提供《中山大学南方学院大礼堂座椅需求书》中要求的“采购样板，根据“设备技术参数”的要求提供与投标产品完全一致的成品和必要的配件样板运送到评标现场，作为评标评分依据。样板要求切面，能直观看到椅子结构和构造材料情况，并作为项目验收依据。”成品及配件样板，需自行运至评标现场并贴好标签。中标样板按甲方要求搬运至指定地点（学院范围内），非中标样板保留至评标后自行撤离。投标文件和成品样板应符合招标文件的要求，未响应招标文件要求的视为废标。
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